定期全手会议的5个理由

扎克·帕克斯(Zach Parkes)教练和领导力,,,,领导者,,,,管理提示

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全手会议

定期全手会议的5个理由

如果正确执行,全手会议有可能提高团队内部的透明度和一致性,从而使您的业务变得更加强大。

什么是全手会议?

在组织内部透明的行业中广为人知,可以推动成功和业务实力。公司可以通过使用全手会议来增强与员工和团队的透明度和信任感的最佳方法之一。

全手会议是常规的,全公司范围内的会议,所有员工都会与领导层聚集在一起讨论公司事务。全手会议的一般目标是:

  • 分享过去一个月,季度,年,季节等的业务更新。
  • 围绕公司的使命和战略进行一致性
  • 庆祝公司里程碑,并认识到使他们成为可能的个人
  • 让公司中的每个人都有机会提出问题并澄清任何问题

无论公司规模或年龄如何,所有组织都可以从举行常规的全手会议上受益,或您选择进行的全手会议的范围和水平。

为什么全手会议有价值?

在公司范围内,全手会议有可能以令人难以置信的宝贵方式将您的团队融合在一起。它提供了有关团队和部门级别业务状况的看法,并可以强调每个员工贡献和朝着公司目标迈进的重要性。

以下是为您的组织举行定期全手会议的几个关键好处:

1.保持团队的最新状态并改善对齐方式。

全手会议是确保所有团队成员都在与业务相关的所有内容的同一页面上所必须提供的最佳机会之一。这不仅仅是简单地共享组织和人员更新,这可以以较低的方式进行。通过强调公司的使命,战略和目标,全力以赴的会议为您提供了将员工准确使您的目标保持一致的机会,将他们指向正确的方向并确保成功的成功。

2.庆祝人们并提升团队的精神和士气。

如果没有相关人员的一致努力,就无法实现公司的成就。庆祝团队成员的成功并认识到他们的辛勤工作与使他们保持业务更新的循环同样重要。尤其是当您的员工感到不知所措或灰心时,提高士气的最佳方法之一就是回顾他们的努力亮点,并向帮助实现目标的个人大喊大叫。

做到这一点的好方法是让您的团队成员参与认可过程。让员工想到一个团队成员,他们在过去一个月或季度中为他们加倍努力或表现出色。产生结果云并将其投影在屏幕上是一种很好的方式,可以让几个顶级玩家感到受到重视和赞赏,同时仍在大喊表现出色的表演者。另一个活动可能是在会议本身期间,众包公司的众包公司重点介绍了员工。与让演讲者审查亮点的人相反,邀请与会者与坐在他们附近的人们分享他们的个人高点,然后使用手机将其提交给他们的公开文字民意调查,并在屏幕上承认顶级。

3.向所有人发出声音。

全手会议是为员工问题生成论坛的最佳场所之一,并从各个角落解决员工担忧。通过领导才能进行公开问答可能有助于您揭示组织中最热门的问题,从而鼓励工作场所透明度。一个好的经验法则是允许至少20%的全手会议时间用于问答。在会议前的日子里收集问题可能会很有帮助,使高管和小组成员能够事先准备彻底的答案,并对员工将要讨论的主题领域有一般的理解。

4.培养健康的公司文化。

全手会议不仅是展示您的公司文化的最佳场所之一,而且也是发展它的最佳场所。通过让人民参与会议首先是至关重要的,从而展示和加强公司的文化至关重要。让他们为议程做出贡献,并共同创建该计划,并在与会者享受自己的活动中进行活动。归根结底,全力以赴的会议适合您的员工,因此让他们有充分的理由首先对在那里感到兴奋。

5.将远程团队和工人与高管联系起来。

尽管现在很难想象整个公司的面对面聚会,但了解他们所提出的连接价值与以往一样重要。全手会议是将您的远程工人与总部联系起来的独特机会,并真正使他们感到属于公司和整个组织社区。

某些公司甚至拥有远程工作的大多数工人(即使不是全部),这意味着他们全力以赴地在线开会。我们将在以后远程举办全手会议的最佳实践,但是了解它们带来的连接价值超出了您可能与团队合作的常规虚拟核对范围,这至关重要。

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全手会议的最佳实践

举行定期全手会议的最大好处之一是它提供的机会在团队内部以及员工和领导力之间进行生产互动。这种混合会激发新的联系,激发新的想法,并可以使您的公司向前发展,同时保持每个人保持一致和轨道。

但是,并非所有的全部会议都是自然而然地创建的。如果您想充分利用自己的全方位会议,确保他们的有效性,并让每个人走开的人都对组织的未来进行包括和兴奋,那么您应该遵循一些最佳实践:

准备您的团队

尤其是如果您的组织不习惯进行定期的全手会议,那么在安排过程中担心员工是您要做的最后一件事。对任何全方家的成功至关重要的是它事先成为中立事件的建立。

在发送会议邀请函时,包括全手议程,并清楚概述您将要讨论的内容。向与会者提供一些预期的想法,尤其是如果您公司的首次全手会议。否则,人们只会能够推测,您冒着让员工采用最坏情况的风险。

保持短暂的会议短时间和准时

尤其是对于大型公司而言,将组织中的每个人都在一个房间里变得令人生畏,尤其是在挑战时要保持每一个参与其中的挑战。这就是为什么您应该旨在使自己的全方位会议保持短暂的态度,并确保他们保持有效的持久印象。

根据您需要覆盖的地面,以及您在议程中概述了多少,从30分钟到一个小时的任何地方都应该足够。如果您绘制了一天的活动价值,请确保您将其进行引人入胜的活动和活动,以使您的团队集中精力和参与。此外,重要的是要按时开始和结束会议。每个人都有忙碌的日历,您已要求整个公司摆脱参加这次会议的责任,因此至关重要的是,您必须表现出对他们的时间的尊重。

专注于正确的内容

让您的全方位会议与会者参与并参加会议是您的最大责任,但是如果您浪费太多时间在错误的话题上,这也是您最大的挑战。尽管您可能倾向于分享有关某些更新和项目的最后一个细节,但旨在将大部分时间集中在与整个公司相关且有趣的内容上。

保持与整个组织有关的全方手会议可能很困难,但是要遵循的一个好的经验法则是三类策略:首先,讨论关键信息,然后潜入当今的业务和更新,然后结束它以有趣,社交或互动的方式消失。如果您有一整天的计划,请尝试组织此模式的内容和安排。

当涉及到当今的业务时,请避免对事物的细节太深。您的演讲或讨论应旨在提供公司内部发生的事情的一般概述,如果某些员工想了解更多信息,他们可以直接跟进适当的联系人或团队。

切换事物

对于已经养成定期全手会议习惯的公司来说,不要陷入它的陷阱陷阱,从您的领导中陷入一个小时的演讲。尽管将领导力的投入处于最前沿很重要,但您仍应致力于让会议保持趣味性和吸引人。

您的员工可能不想每个月都会听到同一批高管的消息。切换主持人名册是使观众对他们将要听到的内容感到兴奋的好方法,并为他们提供了更多有关其他团队的信息,他们可能没有机会在日常工作。

分享成长的成功和机会

参与特定团队的演示者是一个很好的策略,但是强调他们向更广泛组织提出的透明度也很重要。It is likely that they are going to want to put their best work at the forefront, and while all-hands meetings are one of the best places to share successes and provide recognition where it is deserved, it’s also an excellent forum for sharing learning opportunities and tips for growth and improvement.

庆祝您的团队的成就,并认识到他们的进步和成功,但请确保人们也有机会听到公司中其他人所学到的知识,以及对他们效果不佳的东西。在要求团队在全手会议上展示时,请他们分享自己的成功和挑战,而领导团队也是如此。通过让组织中的每个人都了解特定于团队的挑战,以及他们用来克服他们的策略,那些只有一个团队或领导者才能获得的学习机会,然后向整个组织开放。

旨在进行互动

如果全方手只是让一个站在房间前面并向他们交谈一个小时的人,员工将不会很敬业。保持整个团队的参与至关重要,因此旨在寻找新的方法来使您的全手会议更加互动。我们已经讨论了举行问答会议的价值,并通过会议与会者实施实时互动的价值。定期为Q&A打开地板,并收到与会者的实时问卷调查和回答,但也始终如一地寻找可以促进会议参与的创造性活动和活动。

要求反馈

如果您的员工没有得到他们需要的东西,全手会议将毫无意义。有效的全手会议最重要的组成部分之一是确保其的机制继续有效性,没有比员工反馈更好的来源。

在每次全手开会之后,跟进反馈。询问他们对全方位的享受,他们认为可以改善什么以及希望看到什么在下一次会议上改变了什么。花时间阅读所有反馈,并将其用作改进的标准,以推动您的下一次全力以赴的计划和执行。采取员工的反馈并使用它来改善和发展您的全面运行方式,不仅可以提高他们的效力和影响力,而且还使您的团队感到尊敬和听到。

全手会议 - 远程会议

您如何远程举办常规的全手会议?

许多公司可能面临着在下一期内甚至无限期地在线上移动所有面对面活动的必要性,但是请记住,在虚拟空间中进行全方手会议仍然会产生一样多的影响您一起坐在同一个房间里。他们的钥匙事先使所有皱纹都弄清楚了。这是实际上举行常规全手会议的三个一般阶段:

技术设置

选择可靠的视频会议工具是第一步。目前,一个受欢迎的选择是Zoom,但其他强大的平台包括GotoMeeting,Skype for Business,Join.me,Roundee,Adobe Connect和Google Hangouts。如果您打算展示幻灯片,请确保它们在平台上无缝运行,并测试任何交互式功能,例如运行实时民意调查和Q&之前。

准备阶段

就像您在面对面的全手会议上一样,下一阶段是为团队成员的特定角色。会议上应该有多个演讲者,因为切换扬声器有助于打破单调并从组织的不同角落带来多种观点。介绍主持人也可能有用,这意味着让他们在加入呼叫时向队友打招呼,发表演讲,并密切关注议程。特别是对于在线互动活动,将某人分配讨论主持人的角色在现场传入问题并根据员工的意见来引导讨论可以帮助保持问答环节尽可能顺利进行。

计划阶段最重要的部分之一是提高对会议日期和时间的认识。旨在提前提出日历邀请函,以便尽可能多的员工使其尽可能地做到这一点,并确保您将所有重要细节附加到该邀请函,例如指向电话会议的链接,互动功能的链接以及一个简短议程大纲。

最后,实质上是在虚拟设置中运行它的情况,尤其是在实质上进行干燥。测试技术,与所有主要参与者(演讲者,主持人,主持人)多次审查议程,并尽可能多地排练内容。

提供内容并促进互动

您的虚拟全手会议的强劲开端将为其余的会议定下基调,因此请确保您的介绍尽可能引人入胜。让您的主持人欢迎与会者,并奉献最初的几分钟,理想情况下,可以包括所有的破冰船。全国各地的远程工人都面临着孤独和孤立的挑战,因此在会议开始之前花一些时间进行社交可以帮助您的员工放心。此外,鼓励您的同事打开他们的相机参加会议。他们的许多虚拟电话和会议很可能是仅仅语音的,但是在屏幕上让员工面对面可以使虚拟的全手会议更加个人化和互动。

在幻灯片演示方面,请记住,参加虚拟会议比办公室会议需要更多的关注。在家庭环境中,他们更容易分散注意力,因此不要以太重的演示或令人生畏的视觉效果使观众不知所措。简化您的演示文稿幻灯片,使它们迷人且易于查看,而内容的本质是您所说的。

展示提供内容和邀请员工参与的创新方式也很重要。您可以进行现场民意调查,衡量员工满意度并众包他们的想法和意见,也可以将公司的统计数据变成互动式测验,同事可以猜测组织的表现如何。它不仅将更平凡的主题转变为有趣的东西,而且可以帮助您的虚拟受众重新参与,以防他们开始收看。问答也同样至关重要。队友可能很难中断主持人并在虚拟会议上提出问题,因此在线设置问答工具是一个绝佳的解决方案。在整个会议期间出现时,与会者将能够发送他们的问题,您的主持人可以在问答环节期间围绕最高问题进行讨论。

总之

Running all-hands meetings regularly can be the key to strengthening your business, and now that you know how to optimize your meetings and yield the most successful results from them, all that’s left to do is get all hands-on deck and start planning for your next one.

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