资源利用的重要性

艾米丽·巴尔(Emily Barr)领导者,,,,项目管理

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资源利用率

资源利用的重要性

项目经理不乏职责和职责,其中之一是跟踪资源利用率项目经理监督组织的无数运动部分项目和负责提前和现场做出决策。他们的主要职责之一是在劳动力中分配职责和责任,以便按时并在设定的预算范围内取得成功。他们的目标是让每个人都忙碌,同时还要确保他们的任务对公​​司有价值和可计费。

资源的重要性分配在大多数组织上并没有丢失,但是您如何首先要确保分配工作成功呢?分配可能会变得棘手随着团队的发展,您被迫同时将多个员工分配到多个项目。而且,由于项目本身的变形本质,即使是最熟练的项目经理,如果没有以正确的方式利用工具,则仍然可以监督无法满足期望的项目。测量分配的最佳方法之一成功确保全部一个项目的可用资源正在正确使用,是为了跟踪您的团队的资源利用率

什么是资源利用?

资源利用是指指示您的整个团队或个人员工是否已预订的指标。它描述了规划项目的过程,并确保公司中的可用资源发挥最大的潜力。它可以帮助项目经理确定他们的员工是哪些过度利用因此,他们可以在需要时分配责任,还可以协助确定未被充分利用的人,以便他们可以为他们分配新项目。

资源分配与资源利用率

尽管这两个过程的目的似乎都相似,但两者之间有一些关键区别:

  • 资源分配请参考为项目选择合适的员工的项目经理,然后在完成项目时管理他们,在必要时重新分配或更改工作量。
  • 资源利用率是战略性地衡量资源的有效性的过程。分配组织了一个项目,但是利用使其成功。

资源利用的好处

创建一个可靠的框架来评估资源的质量是项目成功的关键步骤。资源利用可以提供您项目的一些具体优势包括:

  • 有效利用资源可以维持生产力,因为员工的工作量不足或不足以承受负担,
  • 资源利用允许可以更好地可见性管理项目,这意味着监督的风险大大降低了,
  • 将资源用于其最大潜力的利用可为项目带来更好的投资回报率,
  • 资源利用指标确保特定的资源不会被过度普及,并且;
  • 它们使项目经理能够尽快敏捷和重新安排资源,避免出现或恶化的问题。

如何实施资源利用

通常使用以下公式计算您项目的资源利用率度量,称为全职等效(FTE):

资源利用公式1

此值表明您的团队花费了多少时间工作,使您可以相应地分配项目任务。最好的目标是达到80%左右 - 任何更高的风险员工都会烧毁,任何较低的人都意味着资源无法正确利用。

尽管FTE计算很简单,但是在您实际上可以在项目管理中实施资源利用策略之前,需要进行一些变量。PMS最大的问题之一是,他们是否应该根据时间表的实际工作时间进行计算,还是使用计划的工作时间。结果的差异使得很难为资源利用推荐一种通用策略。确定如何实施它的最佳方法是检查公式的两个版本,并确定哪种方法最适合您的组织。让我们分解:

比较预订的时间与团队可用性

衡量资源利用率的一种方法是将资源的可用性与其相比计划的工作时间

资源利用公式2

某些组织使用这种方法的主要原因是,如果分数太低,它提供了优化计划的机会。他们仍然可以返回日程安排,并重新安排他们的项目计划以优化其资源利用率。也许资源预订中存在一些差距,或者有工作时间被分割,当他们将其分配给全职人员时可能会更有效。

如果您要使用此方法,请确保您有一个策略,以填补团队时间表中的空白。不仅可以更好地绘制工作时间表避免降低生产力,还可以使员工更加参与。另一方面,您还应该注意那些盘中过多的员工。如果员工被过度利用,那么他们的任务没有按时交付的风险就会增加,他们更有可能烧毁。如果您的日程安排猖ramp,这可能表明需要将新员工带入该项目。

比较工作时间与团队可用性

您可以衡量资源利用的另一种方法是比较记录小时(时间表)违反团队的可用时间:

资源利用公式3

大多数组织认为,这是计算资源利用率的最精确方法,因为您正在实际工作时间内运行,而不仅仅是估计值。由于该指标是回顾性的,因此无法撤消任何发现的缺陷。但是,它仍然可以利用它来帮助将来更好的资源利用决策。有关资源利用的历史数据可以帮助项目经理评估是否需要雇用其他团队成员,或者是否需要对现有的成员进行额外的任务。它还允许对团队的一般生产力趋势进行分析。

尽管这两种方法都以自己的方式有用,但从您的资源利用度量指标中收集最多的最佳方法之一就是采用这两个方程式。比较您的录制利用率指标与您的估计分析差异。这可能突出工作量中的问题估计和还可以引起人们对现有项目管理问题的关注。确定是否有特定的员工始终如一或低于其估计的资源利用率得分。通过分析两个指标以及两者之间的差距,发现改进领域和采取行动改善您的项目管理流程。

实施资源利用的其他提示

当公司拥有强大的资源管理平台时,项目经理可以访问使用和掌握有效资源利用所需的工具。牢记的一些关键技巧包括:

  • 利用可见性- 尤其是对于大型公司,可能同时运行几个项目,尽管它们单独存在,但它们仍然彼此影响。与其将项目视为单独的实体,不如制定一项资源利用计划,该计划可以洞悉特定于项目的指标,并概述公司中的所有资源。这样,您将能够以更大的范围评估整体工作能力和资源绩效,从而帮助确定范围内的任何改进领域。
  • 当心范围蠕变- 项目本质上是变形的,因此有些项目不可避免地需要额外的时间和资源。项目经理的责任是确保项目不会超过分配的时间或预算。资源利用策略可以帮助集中所有活跃的项目,从而同样利用资源,以帮助保持其最佳范围。
  • 始终做好准备- 作为项目经理,您需要为所有情况做好准备。在您的计划过程中,可视化并贯穿可能出现的各种情况,以及为改变情况做准备,好像是不可避免的。这样,如果预算更改或资源丢失,您的团队将能够更快地适应。

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您可能已经优化了资源利用公式来满足您的业务需求,但是团队数据正在加剧,您的项目管理策略需要为此配备。员工的未来可用性将不断变化,这可能会影响您的预订时间。不可预见的情况可能会导致一名员工无法执行的工作量,从而影响指标s完全。

更新您的数据定期和不断监视您的资源利用率得分是必不可少的商业实践。这样做的最好方法之一是实施资源管理软件。188体育平台入口提供几个功能,可以帮助您自动化计算资源利用率得分所需的步骤,从而使您专注于项目管理职责。跟踪目标完成的进度对于理解项目完成状态和预计结果至关重要。项目经理需要一种像他们一样努力工作的工具。188体育平台入口可以为您提供公司所需的资源利用见解,以确保持续的项目成功。

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